De afgelopen periode zijn we er bijna allemaal met twee voeten tegelijk ingesprongen. Het Online Vergaderen. Wij bij Libra ICT worden natuurlijk ontzettend enthousiast van het veelvuldiger inzetten van online communicatieplatforms zoals Microsoft Teams! Helaas is de abrupte switch waar iedereen in deze gekke en moeilijke tijd mee te maken kreeg, niet de meest vlekkeloze manier om nieuwe tools in de werkomgeving te integreren… We helpen je een handje door de belangrijkste tips en tricks met je te delen. Zo kan jij zelfverzekerd en up-to-date aan de slag en wordt het thuiswerken een beetje makkelijker!
1. Je setup: jouw eerste indruk
- Kies voor een kalme, neutrale achtergrond. Heb je geen werkplek zonder rommelige, afleidende achtergrond? Teams bezit een optie die je achtergrond ‘blurt’ of zelfs een andere achtergrond laat zien! Kijk hier hoe je dat doet.
- De plaatsing van je camera is erg belangrijk! Voor een prettige digitale interactie kun je je setup het beste instellen alsof je gesprekspartner in real life voor je aan tafel zit. Plaats je camera dus recht voor je en op ooghoogte.
- Spookachtige silhouetten? Zorg dat het licht van voren komt! Ga niet met je rug naar het raam zitten en vermijd dat je enige lichtbron een lampje aan het plafond is. Oriënteer je gezicht richting een raam of werk met een klein lampje boven je camera.
- Om te voorkomen dat je jezelf tijdens de vergadering steeds hoort praten, kun je het beste vóór de meeting al testen of je microfoon goed werkt. Oortjes of een koptelefoon helpen in het voorkomen van een echo tijdens de vergadering.
2. Je persoonlijke voorbereiding: jouw tweede eerste indruk
- Inspecteer voor je meeting of je Teams account er verzorgd uitziet. Gebruik hoofdletters in je naam en vermeld eventueel welk bedrijf je vertegenwoordigt. Daarnaast kan het instellen van een profielfoto jouw betrouwbaarheid en professionaliteit ondersteunen.
- Je omgeving is dan wel huiselijk, maar je zakelijke meeting vraagt toch om wat professionaliteit! Kleed je zoals je voor een werkdag op kantoor zou doen, dan zit het met je uitstraling wel goed.
- Informeer altijd je omgeving dat je gaat deelnemen aan een digitale meeting. Zo voorkom je dat je huisgenoot, partner of kind vanaf de andere kant van het huis naar je roept, onaangekondigd jouw werkruimte binnen walst of erger…
3. Voor de vergadering
- Wees duidelijk over wanneer en met wie de digitale meeting plaats gaat vinden. Stuur de uitnodiging vanuit Teams en vraag om een RSVP van alle participanten. Zo ben je ze zeker dat je niet naar jezelf zit te staren op het moment dat de vergadering zou moeten beginnen.
- Key is helderheid over het onderwerp van de meeting. Communiceer vooraf de punten die besproken gaan worden. Zo wek je duidelijkheid over het doel van de bespreking en ontstaat er geen chaos door een vragenvuur op het moment dat iedereen is ingecheckt.
- Help je collega’s (en jezelf) een handje door vooraf goede instructies over het verloop van de meeting te geven. Dit houdt in dat je aangeeft wie er wanneer kan spreken, in welke volgorde de onderwerpen worden aangesneden en op welke manier er gereageerd kan worden.
4. Tijdens de vergadering
- Begin de meeting altijd door te benoemen wie er allemaal deelnemen aan deze digitale bijeenkomst. Dit schept duidelijkheid en zorgt ervoor dat niemand vergeet wie er allemaal ‘in de ruimte’ zijn.
- Zet je microfoon op ‘mute’ wanneer je niet aan het woord bent. Op deze manier wordt de drempel om iemand te onderbreken lager en wordt de lijn niet verstoord door achtergrondgeluid als koffiekopjes op het tafelblad, ritselend papier of de zware ademhaling van je collega met z’n microfoon te dicht bij zijn neus.
- Gebruik meer gebaren! Omdat we tijdens een digitale meeting vocaal minder kunnen inbrengen dan face to face, is het goed om je lichaamstaal actiever in te zetten. Stimuleer de interactie door instemmend te knikken, je hoofd te schudden of handgebaren te maken.
- In Microsoft Teams kun je tijdens de online vergadering gebruik maken van een specifieke chat met alle deelnemers. Erg handig om tussentijds een vraag te stellen of informatie te delen! Zo kun je toch je ei kwijt zonder voor stoorzender te spelen.
- Multitasking is al niet zo effectief tijdens een gewone kantoordag en tijdens een digitale meeting is dit niet anders. Daarnaast kan het onbeleefd overkomen als de andere partijen het ook nog eens merken wanneer jij je social media zit te checken of duidelijk met iets anders bezig bent.
- Beter is om jezelf tijdens een presentatie of gesprek bezig te houden met het bijhouden van aantekeningen, zodat je later op je gemak terug kan komen op alle besproken onderwerpen en structureel je actielijst kan afwerken. Hier leer je hoe gezamelijk ‘meeting notes’ maakt.
5. Afsluiting en na de vergadering
- Wanneer alle vooraf afgesproken onderwerpen aan het licht zijn geweest of de gezette tijd simpelweg voorbij is, neem dan nog enkele minuten met elkaar om de vergadering te beoordelen! Laat iedereen omstebeurt kort aangeven wat er goed verliep en waar nog verbetering te halen valt. Op deze manier kan de volgende Teams meeting alleen maar beter gaan!
- Na de vergadering wil iedereen natuurlijk direct aan de slag met de besproken stof. Bevorder je productiviteit door direct je notulen te delen met de rest van de groep. Even een samenvatting doornemen en gaan!
- Actiepunten? Teams biedt de mogelijkheid om taken individueel te formuleren en aan personen toe te kennen. Ontzettend handig om gezamelijk een duidelijke overview over een project te behouden en elkaar aan te vullen in de werkzaamheden. Bekijk hier hoe je de Planner inzet.
De beste manier om te leren is door te doen! Blijf dus vooral actief gebruik maken van online communicatie en de handige tools van Microsoft Teams. Heb je de smaak te pakken? Dan kan je losgaan met alle opties en snufjes die Microsoft Teams je te bieden heeft!
